II. Прием, регистрация и учет входящих документов,
содержащих конфиденциальную информацию, в ФАС России
2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.
2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:
проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования", "ДСП" и т.п.;
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить целостность упаковки документа;
проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.
2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с Приложением N 1 к настоящей Инструкции, который подписывается начальником отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) либо начальником отдела общей корреспонденции Управления делами и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте - государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами.
При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом сразу докладывается заместителю руководителя ФАС России, координирующему и контролирующему деятельность Управления делами, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.
2.4. Конверты с пометкой "Для служебного пользования", адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим ФАС России с пометкой "лично" не вскрываются, а сразу передаются по назначению.
2.5. После вскрытия пакета государственные гражданские служащие участка правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и государственные гражданские служащие участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа начальником соответствующего отдела Управления делами и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с Приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземпляра, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.
2.6. Входящие в ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.
2.7. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в системе электронного документооборота "Кодекс" (далее - СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. При заполнении регистрационной карточки (далее - РК) входящего документа в атрибуте "конфиденциальность" из списка выбирается "ДСП", при этом к входящему регистрационному номеру документа автоматически присваивается индекс "ДСП". В реквизите "аннотация" также проставляется "ДСП". Электронный образ документа к РК не прикрепляется.
2.8. После регистрации входящие документы категории "ДСП" передаются в административный отдел Административного управления, государственные гражданские служащие которого имеют право доступа к данным документам в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами, для организации доклада руководителю (заместителю руководителя, временно исполняющему обязанности руководителя) ФАС России.
Входящие документы с грифом "Коммерческая тайна", содержащие персональные данные физических лиц - собственников основных производственных средств, нематериальных активов, владельцев ценных бумаг, после регистрации передаются для последующей работы с ними в Отдел защиты информации.
Указания руководителя ФАС России (в его отсутствие - заместителя руководителя ФАС России, временно исполняющего обязанности руководителя) по исполнению документа вносятся государственным гражданским служащим административного отдела Административного управления в РК документа путем заполнения электронной формы, а документ на бумажном носителе передается государственному гражданскому служащему отдела-канцелярии Управления делами, ответственному за регистрацию, учет и контроль прохождения документов категории "ДСП" в центральном аппарате ФАС России (далее - ответственный государственный гражданский служащий Управления делами).
2.9. Ответственный государственный гражданский служащий Управления делами вносит реквизиты документа в журнал учета входящей корреспонденции "ДСП" согласно Приложению N 3 к настоящей Инструкции и передает документ под роспись в журнале государственному гражданскому служащему управления - исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении (далее - делопроизводитель), либо иному государственному гражданскому служащему управления, определенному начальником управления (служебная записка) ответственным за работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.
2.10. Если в указании по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю или, при отсутствии указания, поставленному в указании первым. Ответственный исполнитель организовывает ознакомление с документом всех соисполнителей.
Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного структурного подразделение в другое осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России только ответственным государственным гражданским служащим Управления делами, при наличии нового указания по исполнению документа в СЭД, с соответствующей записью в журнале учета входящей корреспонденции "ДСП".
2.11. Делопроизводитель, получивший документ в отделе-канцелярии Управления делами, вносит его реквизиты в журнал регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления согласно Приложению N 4 к настоящей Инструкции и, в соответствии с резолюцией начальника управления в СЭД, отдает его исполнителю под роспись в журнале регистрации.
При необходимости, передача документа другому сотруднику того же структурного подразделения осуществляется путем создания новой резолюции начальника данного управления под роспись в журнале регистрации.
2.12. При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за работу с документами категории "ДСП", составляется акт приема-передачи данных документов, который утверждается начальником структурного подразделения.
2.13. В случае, если документ поступил без ограничительной пометки, но исполнитель определяет, что данный документ содержит информацию ограниченного распространения, на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения государственными гражданскими служащими группы правительственной почты отдела-канцелярии или участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами на документ проставляется отметка "Для служебного пользования", в реквизит РК "конфиденциальность" вносится "ДСП", в поле реквизита "аннотация" убирается содержание и ставится "ДСП". При этом к регистрационному входящему номеру добавляется индекс "ДСП". Прикрепленный к РК электронный образ документа удаляется.
2.14. Если к входящему документу категории "ДСП" поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, а заполнение реквизита "аннотация" может раскрывать содержание поступившего ранее документа, то в поле реквизита "аннотация" содержание документа не указывается, а ставится "к ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.