VI. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечение ограничений к их доступу

VI. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов

и обеспечение ограничений к их доступу

6.1. Систематизация конфиденциальных документов и формирование дел производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел соответствующего управления, в пределах статей которых выделяются дела "ДСП".

6.2. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими ФАС России в ходе проведения проверок юридических или физических лиц, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в группе входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения, выделяются в отдельные дела "ДСП" в материалах проведения данных проверок и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами "ДСП".

6.3. Дела "ДСП" и журналы регистрации конфиденциальных документов хранятся в надежно запираемых шкафах и сейфах у начальника структурного подразделения или у государственного гражданского служащего, ответственного за конфиденциальное делопроизводство в управлении.

Помещаемый в дело "ДСП" документ нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.

Журналы регистрации до начала работы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью Управления делами.

6.4. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости государственных гражданских служащих ФАС России, снятие с них копий и выписок разрешается только по мотивированной служебной записке государственными гражданскими служащими, указанными в п. 1.7 настоящей Инструкции. Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии государственного гражданского служащего и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемым в дело "ДСП".

Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.

6.5. Запросы и разрешения на ознакомление с конфиденциальными документами приобщаются к соответствующему делу "ДСП" и учитываются во внутренней описи документов дела "ДСП".

6.6. Выданные государственным гражданским служащим для работы дела "ДСП" подлежат возврату в тот же день.

С разрешения государственных гражданских служащих, указанных в п. 1.7 настоящей Инструкции, отдельные дела "ДСП" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.

6.7. Конфиденциальные документы ФАС России и конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении ФАС России, представляются в другие органы и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Поступившие в ФАС России конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

6.8. Выносить конфиденциальные документы из здания ФАС России разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России (в соответствии с распределением обязанностей).

6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в ФАС России конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.

6.10. Ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

6.11. Государственные гражданские служащие, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

6.12. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству ФАС России.

В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверка в установленном в ФАС России порядке.

6.13. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя ФАС России. В состав комиссии включаются государственные гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.

6.14. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению государственных гражданских служащих ФАС России, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка "Для служебного пользования".

Предложения о снятии с документов пометки "Для служебного пользования", в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками структурных подразделений ФАС России, подготовивших эти документы.

6.15. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, конфиденциальные документы временного хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. На подлежащие уничтожению документы составляется акт, при этом каждый документ и учетный журнал вносятся в акт отдельной позицией. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении, где подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел управления, а второй экземпляр передается в центральный архив ФАС России. Подлежащие уничтожению конфиденциальные документы передаются в центральный архив ФАС России в опечатанных мешках. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляет Управление делами ФАС России.

Приложение N 1

к Инструкции

АКТ

"__" ____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся _____________________________________________________

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________,

составили настоящий акт в том, что при приеме пакета N ___________________,

доставленного ____________________________________________________________,

(должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет)

обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета _______________

___________________________________________________________________________

(описание нарушений)

___________________________________________________________________________

Начальник отдела

Управления делами Подпись Расшифровка подписи

Должность работника,

доставившего пакет Подпись Расшифровка подписи

Приложение N 2

к Инструкции

АКТ

"__" ____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся _____________________________________________________

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________,

составили настоящий акт в том, что при вскрытии пакета N _________________,

поступившего из __________________________________________________________,

(наименование отправителя)

обнаружено расхождение в учетных данных документов ________________________

___________________________________________________________________________

(излагается сущность расхождения)

___________________________________________________________________________

Лицевая сторона пакета прилагается.

Начальник отдела

Управления делами Подпись Расшифровка подписи

Должность государственного

гражданского служащего,

вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписи

Приложение N 3

к Инструкции

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _______

регистрации и учета входящей конфиденциальной

корреспонденции

Начат "__" _______ 20__ г.

Окончен "__" ______ 20__ г.

На _____ листах

Примечание: В графе N 5 допускаются сокращенные обозначения грифа или пометки конфиденциального документа:

КТ - коммерческая тайна;

Конф. - конфиденциально;

ДСП - для служебного пользования.

Приложение N 4

к Инструкции

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _______

регистрации, учета и прохождения документов "ДСП"

в _______________________________________________

(структурное подразделение)

Начат "__" _______ 20__ г.

Окончен "__" _____ 20__ г.

На _____ листах

Приложение N 5

к Инструкции

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _______

регистрации и учета исходящей конфиденциальной

корреспонденции

Начат "__" _______ 20__ г.

Окончен "__" ______ 20__ г.

На _____ листах

Приложение N 6

к Инструкции

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _______

регистрации и учета внутренних документов "ДСП"

Начат "__" _______ 20__ г.

Окончен "__" ______ 20__ г.

На _____ листах