IV. Регистрация и отправка исходящей
конфиденциальной корреспонденции
4.1. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются в СЭД ответственным государственным гражданским служащим Управления делами.
При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов "адресат", "конфиденциальность" и "аннотация", наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к РК.
Если к РК прикреплен электронный образ документа, то он должен быть удален.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его ответственным государственным гражданским служащим Управления делами. При этом регистрационному номеру присваивается индекс "ДСП".
Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами и хранится в запираемом шкафу у ответственного государственного гражданского служащего Управления делами, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером возвращается под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции согласно Приложению N 5 к настоящей Инструкции делопроизводителю управления, подготовившего данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.
4.3. После регистрации ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает отправляемый документ, содержащий конфиденциальные сведения, для отправки в экспедицию отдела-канцелярии Управления делами.
Передача осуществляется под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
Если конфиденциальный документ подлежит отправке курьерской доставкой, ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает документ под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции курьеру, а в РК документа делается пометка об отправке нарочным.
4.4. Конфиденциальные документы отправляются адресатам фельдъегерской связью, курьерской доставкой, заказными (с уведомлением о вручении) или ценными почтовыми отправлениями.
Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.
4.5. Государственный гражданский служащий участка экспедиции отдела-канцелярии Управления делами, в должностные обязанности которого входит отправка конфиденциальной корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование, составление почтового реестра и передачу на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать конфиденциальные документы с другими документами, подготовленными к отправке.
Государственный гражданский служащий экспедиции, отправляющий конфиденциальные документы, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка "Для служебного пользования". На отправляемые конфиденциальные документы составляется отдельный реестр отправки.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции. На конверте также ставится пометка "Для служебного пользования". В РК документа при этом делается отметка об отправке нарочным.
4.6. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами. После внесения информации о дате доставки в РК документа уведомление передается исполнителю данного документа (в случае его отсутствия - делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
4.7. При возврате документа почтовым отделением ответственный государственный гражданский служащий Управления делами делает отметку в РК о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю (в случае его отсутствия - делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.